Model-instellingsbesluit voor een OR-commissie voor Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu

VASTE OR-COMMISSIE VEILIGHEID, GEZONDHEID, WELZIJN EN MILIEU (VGWM)
Versie 5 12 mei 2003

De Ondernemingsraad werkt over het algemeen volgens de regels die in het OR-reglement zijn vastgelegd. OR-commissies, ook de VGW(M)-commisie, worden ingesteld door de OR en funktioneren op basis van een 'instellingsbesluit'. De inhoud daarvan bepaalt de OR (grotendeels) zelf.

In deze versie is - niet 'standaard' voor een instellingsbesluit' - een artikel 6 toegevoegd met daarin de voornaamste afspraken over faciliteiten voor de VGWM-commissie. Dit omdat in de praktijk het funktioneren van de VGWM-commissie erg vaak bemoeilijkt wordt door gebrek aan tijd en faciliteiten. Met name dit artikel 6 zal vaak het overleg met de werkgever vergen.
Enkele tips om dit alles soepel te laten verlopen:
a) voeg het instellingsbesluit als bijlage bij het OR-reglement
b) indien het moeilijk is overeenstemming te bereiken over de inhoud van artikel 6, gebruik dan alleen artikel 1 t/m 5 om de commissie in te stellen, en overleg daarna verder over de inhoud van artikel 6. Dit kan dan altijd later aan het instellingsbesluit worden toegevoegd.
c) neem dit model niet klakkeloos over, maar houd altijd de konkrete situatie en verhoudingen binnen het eigen bedrijf in de gaten. Pas deze tekst zonodig aan .

In de tekst wordt herhaaldelijk verwezen naar de Arbowet en naar de WOR (Wet op de Ondernemingsraden). De betreffende wetsartikelen zijn onderaan dit model-instellingsbesluit integraal opgenomen.

Tot 1999 sprak ook de arbowet over ' veiligheid, gezondheid en welzijn'. Vanaf 1 november 1999 is daarvoor in de plaats de term ' arbeidsomstandigheden' gekomen. Zie ook het stukje ' wat is arbo' .

 

Artikel 1: Instelling
De vaste commissie voor V, G, W en M is ingesteld door de Ondernemingsraad op grond van artikel 15 lid 1 en 2 van de WOR.

Artikel 2: Samenstelling
De commissie bestaat uit ...[aantal] ... leden, waarvan ten minste [....(aantal)...] lid zijn van de OR.

De overige leden worden:
a) benoemd door de Ondernemingsraad
b) gekozen middels een door de OR te bepalen verkiezingsreglement uit de in de onderneming werkzame personen

Als adviserend lid van de commissie gelden:
....[namen/ functies]...

Toelichting:

  • in dit voorbeeld-instellingsbesluit wordt uitgegaan van een VGWM-commissie zoals door de wetgever bedoeld in de Wet op de Ondernemingsraden: een vaste commissie van de OR, ingesteld door de OR, en verantwoording afleggend aan de OR.
  • meerderheid leden is lid van de OR; dit is een eis van de Wet op de Ondernemingsraden; de wijze waarop overige leden benoemd of gekozen worden kan de OR zelf in het instellingsbesluit bepalen
  • indien deskundigen betrokken zijn bij het werk van de VGWM-commissie, deze bij voorkeur niet als vast, maar als adviserend lid van de commissie aanstellen (al dan niet op afroep)

Artikel 3: Taak

De commissie behandelt voor de Onderneminsraad de aangelegenheden betreffende Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu.

Artikel 4: Bevoegdheden

De commissie is voor aangelegenheden betreffende Veiligheid, Gezondheid en Welzijn en Milieu bevoegd:

1. desgevraagd of uit eigen beweging advies uit te brengen aan de Ondernemingsraad
2. deskundigen in te schakelen conform art. 16 WOR, met inachtneming van het gestelde in art. 22.2 WOR
3. (voor)overleg te plegen met in de onderneming werkzame personen
4. in opdracht van de OR vooroverleg te plegen met de bestuurder van de onderneming over door de OR nader bepaalde onderwerpen, met inachtneming van een voor dit onderwerp door de OR vooraf bepaald inhoudelijk kader.

De commissie is voor aangelegenheden betreffende Veiligheid, Gezondheid en Welzijn bovendien bevoegd:

1. ondersteuning en advies te vragen aan de op grond van artikel 14 en artikel15 arbowet aangeduide deskundige personen of diensten.
2. het uitoefenen van de rechten zoals vermeld in artikel 12.3 van de arbowet

Toelichting: laatstgenoemde twee bevoegdheden gaan dus niet op voor Milieu-aangelegenheden!

De leden van de commissie zijn voor aangelegenheden betreffende Veiligheid, Gezondheid en Welzijn en Milieu bevoegd tot:

1. het plegen van vooroverleg met in de onderneming werkzame personen (art. 18.1 WOR)
2. het plegen van onderling beraad (idem)
3. het raadplegen van de in de onderneming werkzame personen (art. 17.1 WOR)

Toelichting: hier spreekt de wet uitdrukkelijk over de leden van de commissie.

De leden van de commissie zijn voor aangelegenheden betreffende Veiligheid, Gezondheid en Welzijn bovendien bevoegd tot:

1. het kennisnemen van de arbeidsomstandigheden in de onderneming (art. 18.1 WOR)

De onderneming verstrekt aan de commissie alle informatie die zij voor het vervullen van haar taak redelijkerwijs nodig heeft, desgevraagd schriftelijk.

De eindverantwoordelijkheid voor de behandeling van aangelegenheden betreffende Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu berust te allen tijde bij de Ondernemingsraad zelf.

Toelichting:

FNV Bondgenoten adviseert een evenwichtige verhouding tussen de formele rechten en bevoegdheden van de OR op het gebied van V, G W en M aan de ene kant, en de mogelijkheden die al dan niet informeel vooroverleg door de VGWM-commissie biedt om tot betere resultaten te komen.
Deze mogelijkheden moeten zo goed mogelijk worden benut: goed overleg over arbeidsomstandigheden zal zelden succesvol zijn als het zich beperkt tot 1 maal per 2 maanden een agendapunt op de Overlegvergadering.
Aan de andere kant moet er geen situatie ontstaan dat een deel van de OR-leden zich buitenspel gezet voelt, omdat de VGWM-commissie op eigen houtje alle VGWM-zaken voorkookt en de OR ze alleen nog maar als hamerstukken moet behandelen. Vandaar dat de ruimte voor een stuk eigen (voor)overleg door de VGWM-commissie gekoppeld wordt aan een aanral randvoorwaarden:

  • de OR bepaalt voor welke onderwerpen de VGWM-commissie zelfstandig aan de slag kan
  • de OR bespreekt vooraf wat in grote lijnen het inhoudelijk raamwerk is waarbinnen de VGWM-commissie zaken kan doen
  • de OR heeft in principe altijd het laatste woord. Dit betekent b.v. dat instemming met een VGW-maatregel door de onderneming aan de OR gevraagd wordt, en ook door de OR gegeven (of niet)



Artikel 5: Werkwijze

1. De leden van de commissie worden door de ondernemingsraad benoemd voor een periode aanvangend op het tijdstip van benoeming en eindigend op het tijdstip waarop de zittingstermijn van de leden van de ondernemingsraad afloopt.
2. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een secretaris
3. De commissie vergadert op verzoek van de voorzitter en op verzoek van ...[aantal]... leden van de commissie. Een vergadering kan slechts plaats vinden indien ...[aantal]... leden van de commissie aanwezig zijn.
4. Indien het vereiste aantal leden niet op een commissievergadering aanwezig is, zal binnen 14 dagen een nieuwe vergadering worden uitgeschreven met dezelfde agenda. Indien ook bij deze vergadering het vereiste aantal leden niet aanwezig is, kan de vergadering toch worden gehouden.
5. Bij afwezigheid van de voorzitter kiest de commissie uit de aanwezige leden een voorzitter voor de vergadering
6. De artikelen 17 leden 2 en 3, 18 lid 2, 19, 20 en 21 lid 1 van het reglement van de ondernemingsraad zijn van overeenkomstige toepassing.
7. De leden van de commissie kunnen te allen tijde als zodanig ontslag nemen. Zij geven daarvan schriftelijke kennis aan de voorzitter van de ondernemingsraad, aan de voorzitter van de commissie en aan de ondernemer.

Toelichting bij lid 6:

Verwezen wordt naar artikelen uit het voorbeeldreglement ondernemingsraden (FNV Bondgenoten - OR Centrum).
Uiteraard kan een OR in zijn reglement dezelfde zaken in andere artikelen behandelen. Daarom heel in 't kort de onderwerpen die door de genoemde artikelen geregeld worden:
art. 17 lid 2: voorzitter bepaalt tijd en plaats vergadering; vergadering op verzoek van leden binnen 14 dagen
art. 17 lid 3: bijeenroeping door sekretaris, ten minste 12 dagen voor de te houden vergadering
art. 18 lid 2: taken secretaris
art. 19: agenda
art 20: stemprocedure
art. 21 lid 1: verslag

Artikel 6: faciliteiten

1. De commissie wordt krijgt conform artilkel 18.1 van de Wet op de Ondernemingsraden de beschikking over de volgende faciliteiten:
a).[noem de faciliteiten] ...
b) .....

Toelichting:

Hier kunnen met het bedrijf gemaakte afspraken worden ingevuld (b.v. vergaderruimte, telefoon, opslagruimte, computer, FAX- en kopieerapparaat enz.)

2. De commissie beschikt conform de Wet op de Ondernemingsraden art. 18.1 over het recht zich binnen het gehele bedrijf op de hoogte te stellen van de arbeidsomstandigheden

3. De leden van de commissie krijgen voor het uitoefenen van hun taak, de beschikking over een aantal uren per jaar. In het aantal uren is inbegrepen:
- vergadertijd
- tijd om kontakten te onderhouden met personen en funktionarissen binnen en buiten het bedrijf
- tijd voor het raadplegen van de achterban
- tijd voor het raadplegen van (externe) deskundigen
- tijd voor het voorbereiden van vergaderingen
- tijd voor het uitvoeren van tijdens de vergaderingen genomen besluiten

Het jaarlijks hieraan te besteden aantal uren bedraagt per lid:
.......
Voor sekretaris en voorzitter wordt dit aantal uren vermeerderd met .... voor het uitvoeren van taken als:
- voorbereiden vergaderingen
- officieel vertegenwoordigen van de commissie naar elders
- verslaggeving van vergaderingen
- informatievoorziening aan commissieleden en ondernemingsraad
Bij dreigende tijdsoverschrijding of veelomvattende extra aktiviteiten van de commissie wordt tijdig overleg gepleegd hoe hiermee om te gaan.

Toelichting:

De Wet op de Ondernemingsraden schrijft in artikel 18.3 voor: minimaal 60 uren per lid per jaar.

Vergaderingen en scholingsdagen zijn daarin NIET meegeteld. Daarvoor is dus apart tijd nodig, en wel - zoals de wet ook zegt: zoveel mogelijk BINNEN de normale werktijd (artikel 17 WOR)

Het aantal en de duur van de vergaderingen in overleg te bepalen (zoveel als nodig is), het aantal scholingsdagen voor commissieleden (los van de 5 dagen OR-scholing, waarop commissieleden die zelf lid van de OR zijn al recht hebben): minimaal 3 per jaar.

Veel werkgevers zijn huiverig om veel uren beschikbaar te stellen aan een VGWM-commissie, omdat zij onvoldoende vertrouwen hebben in een nuttige en efficiënte besteding daarvan. Vaak helpt het wanneer de commissie konkreet kan aangeven wat zij van plan is aan aktiviteiten te ontplooien.


4. De commissie beschikt over een bedrag van ...[aantal]... euro per jaar voor het verwerven van vakliteratuur en abonnementen op vaktijdschriften.

5. De commissie heeft het recht een beroep te doen op de arbodienst van het bedrijf voor informatie en advies. Dit onverlet het recht op het raadplegen van eventuele andere deskundigen zoals vastgelegd in de WOR art. 16.


Belangrijke artikelen uit de Wet op de Ondernemingsraden en Arbowet die betrekking hebben op de VGWM-commissie van de Ondernemingsraad

artikel 15 lid 1 en 2 van de WOR: instellen van een vaste ondernemingsraadcommissie

1. De ondernemingsraad kan de commissies instellen die hij voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijze nodig heeft. De ondernemingsraad legt zijn voornemen om een commissie in te stellen schriftelijk voor aan de ondernemer, met vermelding van de taak, samenstelling, bevoegdheden en werkwijze van de door hem in te stellen commissie. Bij bezwaar van de ondernemer kan de ondernemingsraad een beslissing van de kantonrechter vragen.

2. De ondernemingsraad kan met inachtneming van het eerste lid vaste commissies instellen voor de behandeling van door hem aangewezen onderwerpen. De ondernemingsraad kan in het instellingsbesluit van een vaste commissie zijn rechten en bevoegdheden ten aanzien van deze onderwerpen, met uitzondering van de bevoegdheid tot het voeren van rechtsgedingen, geheel of gedeeltelijk aan de betrokken commissie overdragen. In een vaste commissie kunnen naast een meerderheid van leden van de ondernemingsraad ook andere in de onderneming werkzame personen zitting hebben.

art. 16 WOR: uitnodigen of inschakelen in- of externe deskundigen

1. De ondernemingsraad kan een of meer deskundigen uitnodigen tot het bijwonen van een vergadering van die raad, met het oog op de behandeling van een bepaald onderwerp. Hij kan een zodanige uitnodiging ook doen aan een of meer bestuurders van de onderneming, dan wel aan een of meer personen als bedoeld in artikel 24, tweede lid.

2. De leden van de ondernemingsraad kunnen in de vergadering aan de in het eerste lid bedoelde personen inlichtingen en adviezen vragen.

3. Een deskundige kan eveneens worden uitgenodigd een schriftelijk advies uit te brengen.

4. De voorgaande leden zijn van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de commissies van de ondernemingsraad.

art. 22 WOR: kosten rekening werkgever

1. De kosten die redelijkerwijze noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taak van de ondernemingsraad en de commissies van die raad komen ten laste van de ondernemer.

2. Met inachtneming van het bepaalde in het eerste lid komen de kosten van het overeenkomstig artikel 16 en artikel 23a, zesde lid, raadplegen van een deskundige door de ondernemingsraad of een commissie van die raad, alsmede de kosten van het voeren van rechtsgedingen door de ondernemingsraad slechts ten laste van de ondernemer, indien hij van de te maken kosten vooraf in kennis is gesteld. De eerste volzin is niet van toepassing wanneer uitvoering is gegeven aan het derde lid.

3. De ondernemer kan in overeenstemming met de ondernemingsraad de kosten die de ondernemingsraad en de commissies van die raad in enig jaar zullen maken, voor zover deze geen verband houden met het bepaalde in de artikelen 17 en 18, vaststellen op een bepaald bedrag, dat de ondernemingsraad naar eigen inzicht kan besteden. Kosten waardoor het hier bedoelde bedrag zou worden overschreden, komen slechts ten laste van de ondernemer voor zover hij in het dragen daarvan toestemt.

artikel 14 arbowet: deskundige personen en diensten, populair gezegd: de arbodienst, arbocoördinatoren e.d.

1. De werkgever laat zich ten aanzien van zijn verplichtingen op grond van deze wet bijstaan door een of meer deskundige werknemers al dan niet georganiseerd in een dienst dan wel door een of meer diensten bestaande uit andere deskundigen dan wel door een combinatie van deskundige werknemers en andere deskundige personen of diensten.

2. De in het eerste lid bedoelde werknemers, andere personen en diensten verlenen hun bijstand met behoud van hun zelfstandigheid en van hun onafhankelijkheid ten opzichte van de werkgever. De in het eerste lid bedoelde werknemers mogen uit hoofde van een juiste taakuitoefening niet worden benadeeld in hun positie in het bedrijf of de inrichting. Artikel 21, vierde volzin, van de Wet op de ondernemingsraden is van overeenkomstige toepassing.

3. Het verlenen van bijstand bij de uitvoering van verplichtingen op grond van deze wet houdt in elk geval in:

a. het verlenen van medewerking aan het verrichten en opstellen van een risico-inventarisatie en -evaluatie als bedoeld in artikel 5, waaronder mede begrepen het toetsen ervan en het adviseren daaromtrent;

b. de bijstand bij de begeleiding van werknemers die door ziekte niet in staat zijn hun arbeid te verrichten;

c. het uitvoeren van:

1° het arbeidsgezondheidskundig onderzoek bedoeld in artikel 18;

2° de aanstellingskeuring, indien de werkgever deze laat verrichten;

d. het houden van een arbeidsomstandighedenspreekuur.

e. het adviseren aan onderscheidenlijk nauw samenwerken met de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging, of, bij het ontbreken daarvan, de belanghebbende werknemers, inzake de genomen en de te nemen maatregelen, gericht op het arbeidsomstandighedenbeleid;

f. de uitvoering van de in onderdeel e bedoelde maatregelen dan wel de medewerking daaraan.

De werkgever laat zich met betrekking tot onder a tot en met d bedoelde taken bijstaan door een arbodienst, ten behoeve waarvan, overeenkomstig artikel 20, een certificaat is afgegeven.

4. De wijze waarop de bijstandverlening plaatsvindt met betrekking tot de in het derde lid in onderdeel b, genoemde taak, wordt schriftelijk vastgelegd.

5. De werknemers van de arbodienst beschikken over een zodanige deskundigheid, ervaring en uitrusting, zijn zodanig in aantal, gedurende zoveel tijd beschikbaar en zodanig georganiseerd, dat zij de in het derde lid genoemde bijstand naar behoren kunnen verlenen.

6. De werknemers, andere personen en diensten, bedoeld in het eerste lid, werken bij het verlenen van bijstand aan een werkgever samen.

7. Een afschrift van een advies als bedoeld in het derde lid, wordt gezonden aan de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Bij het ontbreken van een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging wordt een afschrift van dit advies zo spoedig mogelijk door de werkgever gezonden aan de belanghebbende werknemers. Een afschrift van een advies als bedoeld in het derde lid, onder e, wordt door de deskundige, bedoeld in het eerste lid, gezonden aan de werkgever.

artikel 15 arbowet: bedrijfshulpverleners


1. De werkgever laat zich ten aanzien van verplichtingen op grond van artikel 3, eerste lid, onder e, van deze wet bijstaan door een of meer werknemers die door hem zijn aangewezen als bedrijfshulpverleners.

2. Het verlenen van de bijstand houdt in elk geval in:

a. het verlenen van eerste hulp bij arbeidsongevallen;

b. het beperken en het bestrijden van brand en het voorkomen en beperken van arbeidsongevallen;

c. het in noodsituaties alarmeren en evacueren van alle werknemers en andere personen in het bedrijf of de inrichting;

d. het alarmeren van en samenwerken met hulpverleningsorganisaties in verband met de in de onderdelen a tot en met c bedoelde bijstand.

3. De bedrijfshulpverleners beschikken over een zodanige deskundigheid, ervaring en uitrusting, zijn zodanig in aantal en zodanig georganiseerd dat zij de in het tweede lid genoemde taken naar behoren kunnen vervullen.

4. Het eerste lid geldt niet ten aanzien van de werkgever die een natuurlijke persoon is met niet meer dan 15 werknemers, mits hij beschikt over voldoende deskundigheid, ervaring en uitrusting om deze taken naar behoren te vervullen en zorg draagt voor een goede vervangingsregeling.

artikel 12.3 arbowet: betreft de relatie tussen OR en ambtenaren van de Arbeidsinspectie

Aan de leden van de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging wordt in verband met hun taak in het kader van de arbeidsomstandigheden van de werknemers:

a. de mogelijkheid geboden zich met de ambtenaren, bedoeld in artikel 24, tijdens hun bezoek aan het bedrijf of de inrichting buiten tegenwoordigheid van anderen te onderhouden;

b. de mogelijkheid geboden de ambtenaren, bedoeld in artikel 24, tijdens hun bezoek aan het bedrijf of de inrichting te vergezellen, behoudens voor zover deze te kennen geven dat daartegen vanwege een goede uitoefening van hun taak bezwaren bestaan.

artikel 17 WOR: raadplegen in de onderneming werkzame personen en gebruik van voorzieningen ten dienste van de OR en zijn commissies

1. De ondernemer is verplicht de ondernemingsraad, de commissies van die raad, en, indien de ondernemer aan de ondernemingsraad een secretaris heeft toegevoegd, de secretaris van die raad het gebruik toe te staan van de voorzieningen waarover hij als zodanig kan beschikken en die de ondernemingsraad, de commissies en de secretaris van die raad voor de vervulling van hun taak redelijkerwijze nodig hebben. De ondernemer stelt de ondernemingsraad en de commissies van die raad in staat de in de onderneming werkzame personen te raadplegen en stelt deze personen in de gelegenheid hieraan hun medewerking te verlenen, een en ander voor zover dat redelijkerwijs noodzakelijk is voor de vervulling van de taak van de raad en de commissies.

2. De ondernemingsraad en de commissies van die raad vergaderen zoveel mogelijk tijdens de normale arbeidstijd.

3. De leden van de ondernemingsraad en de leden van de commissies van die raad behouden voor de tijd gedurende welke zij ten gevolge van het bijwonen van een vergadering van de ondernemingsraad of van een commissie van die raad niet de bedongen arbeid hebben verricht, hun aanspraak op loon dan wel bezoldiging.

 

artikel 18 WOR: tijd voor overleg (buiten de vergaderingen), recht op scholing, kennis nemen van de arbeidsomstandigheden in de onderneming

1. De ondernemer is verplicht de leden van de ondernemingsraad en de leden van de commissies van die raad, gedurende een door de ondernemer en de ondernemingsraad gezamenlijk vast te stellen aantal uren per jaar, in werktijd en met behoud van loon dan wel bezoldiging de gelegenheid te bieden voor onderling beraad en overleg met andere personen over aangelegenheden waarbij zij in de uitoefening van hun taak zijn betrokken, alsmede voor kennisneming van de arbeidsomstandigheden in de onderneming.

2. De ondernemer is verplicht de leden van de ondernemingsraad en de leden van een vaste commissie of onderdeelcommissie, bedoeld in artikel 15, tweede lid, onderscheidenlijk derde lid, gedurende een door de ondernemer en de ondernemingsraad gezamenlijk vast te stellen aantal dagen per jaar, in werktijd en met behoud van loon dan wel bezoldiging de gelegenheid te bieden de scholing en vorming te ontvangen welke zij in verband met de vervulling van hun taak nodig oordelen.

3. De ondernemer en de ondernemingsraad stellen het aantal uren, bedoeld in het eerste lid, en het aantal dagen, bedoeld in het tweede lid, vast op een zodanig aantal als de betrokken leden van de ondernemingsraad en van de commissies van die raad voor de vervulling van hun taak redelijkerwijze nodig hebben. Daarbij wordt in acht genomen dat het aantal uren niet lager vastgesteld kan worden dan zestig per jaar en het aantal dagen:

a. voor leden van een in het tweede lid bedoelde commissie die niet tevens lid zijn van de ondernemingsraad, niet lager vastgesteld kan worden dan drie per jaar;

b. voor leden van de ondernemingsraad die niet tevens lid zijn van een in het tweede lid bedoelde commissie, niet lager vastgesteld kan worden dan vijf per jaar; en

c. voor leden van de ondernemingsraad die tevens lid zijn van een commissie, niet lager vastgesteld kan worden dan acht per jaar.

4. De ondernemingsraad, alsmede ieder lid van de ondernemingsraad of van een commissie van die raad kan de kantonrechter verzoeken te bepalen dat de ondernemer gevolg dient te geven aan hetgeen is bepaald in het eerste, het tweede en het derde lid.